用条件格式来设置到期提醒

发布时间:2018-07-11 07:43

前言

有时候会听到这样的反馈,说我写的内容太复杂,懒得看了,所以连点开都不想点开。这可真是令我有点伤心呢。我心底里是希望把我所知道的、所应用的知识、做法教给大家,这些知识都需要融汇贯通,掌握好了之后确实能解决工作中的很多问题。不过呢,也考虑到有的人确实是初学者,希望能掌握一些简单、实用的技巧。所以,以后我也希望能多写一些基础的文章。祝大家跟随【Excel轻松学】,轻松学会Excel,搞定工作中的各种问题。

正文

在工作中我们可能经常会需要根据日期来设置提醒,比如采购订单的到期提醒,员工合同的到期提醒,应收或应付账款到期提醒等等,应用场景很多。你知道怎样设置到期提醒吗?很简单、很基础的做法,学会一个Today函数,再加上条件格式就可以了。

Today函数用来返回电脑系统中的当前日期。我们可以通过目标日期和Today相比较,从而分级定义不同的颜色,当符合条件时,就用对应的颜色表示,这样可以快速识别各个类别的数据。

比如下面的示例,用三种不同的颜色来进行不同级别的提醒。

判断目标日期距离当前日期:

  • 在10天以内时,用棕色提醒;

  • 在5天以内时,用黄色提醒;

  • 过期时,用红色提醒。

这只需要我们用简单的公式作为条件格式的条件就可以做到。

选中E列需要设置条件格式的区域,点击【开始】选项卡中的条件格式、新建规则,在打开的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。

依次添加以下公式和颜色格式:

  • =E2-TODAY()<=10,格式设置为棕色填充;

  • =E2-TODAY()<=5,格式设置为黄色填充;

  • =E2<TODAY(),格式设置为红色填充。

最后设置好的条件格式如下。

这样我们就为目标区域加上了条件格式,根据目标日期和当前日期的比较,来查找符合的条件,从而显示对应的颜色。

这里需要注意这三个条件的顺序。在条件格式中,先添加的规则显示在底部,应用的优先级就越低。所以我们应该按照下面的顺序依次添加规则。

  • =E2-TODAY()<=10,格式设置为棕色填充;

  • =E2-TODAY()<=5,格式设置为黄色填充;

  • =E2<TODAY(),格式设置为红色填充。

这样我们就完成了整个条件格式的设置,你的工作中是否有可以应用这个技巧的场景呢?赶快试试吧!

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